Genomföra evene­mang - hand­ledning

• Vilken typ av evenemang ska det vara?
• Var ska evenemanget äga rum: på en allmän plats eller inomhus? Vem äger marken/fastigheten?
• Vilka tillstånd kommer att behövas, och från vem?
• Har du tagit hänsyn till högtider, andra evenemang och omgivningen vid val av datum?
• Hur hittar du din målgrupp? Kan du involvera en referensgrupp eller närboende?
• Hur hittar du samarbetspartners?
• Hur gör du evenemanget tillgängligt, säkert och icke-diskriminerande?

Kartlägg och bedöm de risker som finns och gör sedan en säkerhetsplan. Säkerhets­planen kommer att efterfrågas av Polisen och även av staden om du använder kommunal mark.

I dokumentet finns ett exempel på en riskanalys Pdf, 142 kB, öppnas i nytt fönster. (Pdf, 142 kB).

Myndigheten för samhälls­­skydd och beredskap (MSB) har tagit fram en vägledning för säkerhet i offentlig miljö som omfattar evenemang. Läs mer på MSB:s webbplats: www.msb.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Beskriv evenemanget så detaljerat som möjligt. I projekt­beskrivningen bör följande ingå:

• Beskrivning av plats med karta och möblering av hela området. Är det ett lopp ska även banbeskrivning och vätskekontroller finnas med.
• Tidplan med datum och klockslag, inklusive tid för etablering och avetablering.
• Säkerhetsplan med en bedömning av riskerna.
• Uppskattat antal deltagare och publik.
• Plan för hur ljudnivåer ska kontrolleras och hanteras.
• Beskrivning av hur servering och försäljning kommer genomföras.
• Antal tält och deras storlek, inklusive uthyrarens godkännande­bevis för tält för mer än 150 personer.

I listan nedan finns exempel på allmän mark i Solna där evenemang av olika storlek och slag kan genomföras. När du söker tillstånd hos Polisen får Solna stad automatiskt en ansökan om markupplåtelse. Du kan kontakta staden för att få förhandsbesked om platsen är ledig.

1. Skytteholmsfältet, Solna Centrum. Lämpligt för mindre evenemang som bordsförsäljning med partytält, valborgseld, uppvisningar, skolavslutningar, start och mål för motionslopp. På fältets nordvästra del finns en yta lämplig för teateruppsättningar med enklare scen.
   Kontakt: Solna stad.
2. Solnaplan, Centralvägen. Upplåts till mindre evenemang, så kallade tältevent. Inga fordon tillåts, undantag vid in-/urlastning. Platsen är reserverad för valstugor under valår. El max 2400 watt. Vatten finns ej. Möjlighet finns att anordna ett större evenemang som upptar hela gågatuområdet, till exempel vintermarknad, julskyltning. Kontakt: Solna stad.
3. Hagalunds torg. Torget lämpar sig väl för mindre evenemang. Kontakt: Solna stad
4. Kungliga nationalstadsparken. Hagaparken och Ulriksdals slottspark är en del av Kungliga nationalstadsparken. Kontakt: Kungliga Djurgårds­förvaltningen/Ståthållar­ämbetet
5. Bergshamra torg. Torget lämpar sig väl för mindre evenemang. Kontakt: Solna stad / Signalisten
6. Frösunda torg. Torget lämpar sig för mindre evenemang. Kontakt: Solna stad
7. Huvudstafältet. Ytan är lämplig för större upplåtelser som cirkus, uppvisningar, musik­sammankomster, mindre tivolin etc. Gräsytan mäter 90 x 180 meter (cirka 16 000 kvadratmeter). Till upplåtelsen tillkommer kostnader för inkoppling och drift av el, vatten. Scen och högtalare skall placeras så att de riktas bort från Huvudsta Centrum. Kontakt: Solna stad
8. Järvastaden. I Järvastaden finns olika möjligheter för mindre evenemang i samarbete med lokala aktörer. Kontakt: Järvastaden AB

Om du vill anordna ett evenemang inomhus gäller andra regler än för evenemang utomhus. Kontakta ägaren eller förvaltaren av lokalen du är intresserad av. I allmänhet behövs inget tillstånd från Polisen. Om ditt evenemang kan orsaka störningar utanför byggnaden, exempelvis folksamling eller höga ljud, kan du behöva tillstånd från Polisen.

Om du ordnar evenemang på privat mark, din egen eller någon annans, kan du behöva tillstånd från Polisen om platsen används av allmänheten. Läs mer på Polisens webbplats: www.polisen.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..