Behandling av personuppgifter inom barn- och utbildningsnämnden

Dataskyddsförordningen (GDPR) träder i kraft 25 maj 2018 och ersätter personuppgiftslagen, PuL. Här kan du läsa hur barn- och utbildningsnämnden behandlar dina personuppgifter i och med den nya dataskyddsförordningen.

Varifrån kommer personuppgifterna?

I de flesta fall har du själv lämnat uppgifterna till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig men ibland kan vi ha fått dina personuppgifter från någon annan än du själv. Vi kan även få in personuppgifter från andra myndigheter, t.ex. Skatteverket. Om du har frågor om varifrån dina personuppgifter har inhämtats så kontakta nämndens dataskyddsombud. Kontaktuppgifter finns längst ned på sidan.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel modersmål, studieplaner, närvarorapportering, orosanmälningar till socialtjänst, specialkost eller telefonnummer. Även bilder är personuppgift, om du tydligt kan identifieras på bilden.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som arbetar på barn- och utbildningsförvaltningen gör med dina personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera m.m.

Personuppgiftsansvarig

Det är barn- och utbildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig vilket innebär att nämnden har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta nämndens dataskyddsombud, se kontaktuppgifter nederst på sidan.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

Barn- och utbildningsnämnden behöver uppgifter om dig för att kunna handlägga ditt ärende på ett korrekt sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

Som exempel kan sägas att när det är barn- och utbildningsnämndens skyldighet att enligt lag erbjuda vissa tjänster, exempelvis förskola, skola och fritidshem så har nämnden rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla sina krav enligt lag (rättslig förpliktelse/allmänt intresse). Vid all myndighetsutövning har nämnden rätt att hantera dina personuppgifter, t.ex. skolpliktsbevakning och avstängning från skolan.

Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter

  • Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
  • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
  • Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn. (gäller inte för myndigheter)

Vem får ta del av dina personuppgifter?

De som tar del av dina personuppgifter är anställda på barn- och utbildningsförvaltningen som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter som kan vara just att hantera ditt ärende. Det kan vara din handläggare, administrativ personal, rektorer eller lärare, det beror på vilken typ av ärende det gäller. I vissa fall måste vi lämna dina personuppgifter till organisationer utanför förvaltningen som till exempel en fristående skolhuvudman. Det kan även förekomma att dina personuppgifter blir utbegärda som allmänna handlingar.

Tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att behandlas av barn- och utbildningsnämnden till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för nämnden som till exempel dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Personuppgifter som kommer in till barn- och utbildningsnämnden blir i regel allmänna handlingar. Därför får nämnden inte gallra eller spara uppgifter hur som helst.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

  • Begära tillgång till dina personuppgifter
  • Begära rättelse eller radering eller begränsning av behandling, av dina personuppgifter
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter
  • Begära dataportabilitet
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen
  • Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

Ytterligare behandling

Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med Barn- och utbildningsnämnden, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet) För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Kontaktuppgifter nämndens dataskyddsombud

barnutbildningsnamnden@solna.se

Dela: