Sammanträdesguide

Fastställda sammanträdesdagar för styrelse, nämnder och kommunfullmäktige finner du här. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Sammanträden sker i regel på kvällstid, oftast med starttid 18:00, när övrig verksamhet i Solna stadshus har stängt. Är receptionen stängd och dörrarna till stadshuset är låsta finns en vakt på plats som du identifierar dig mot vid ankomst till stadshuset i samband med sammanträdet.

Vissa sammanträden kan förläggas ute i stadens verksamheter. Detta framgår i så fall av kallelsen.

Sammanträdeshandlingar skickas endast ut i digitalt format. Handlingarna skickas normalt ut cirka en vecka innan sammanträdet äger rum.

Utskick sker via Styrelsemöte, stadens tjänst för utskick av handlingar, och en notis skickas till din e-post när sammanträdeshandlingar finns att ta del av i Styrelsemöte.

Fullmäktiges, styrelsens och nämndernas handlingar publiceras även på stadens hemsida. Länk till sammanträdeshandlingar samt kallelser Öppnas i nytt fönster.

Handling med sekretess eller personuppgift

En handling som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagd information skickas ut i nämndens sekretessorganisation i Styrelsemöte. Dessa handlingar publiceras inte på stadens hemsida och kan inte läsas på Styrelsemötes webbsida, enbart via applikationen i din iPad.

Bara ordinarie ledamöter och tjänstgörande ersättare kan lämna egna förslag till beslut och rösta vid sammanträdet.

Alla ersättare som närvarar vid sammanträdet får däremot delta i diskussionerna på samma sätt som de ordinarie ledamöterna och de tjänstgörande ersättarna.

Varje sammanträde inleds med ett upprop för att kontrollera närvaron. Av protokollet ska framgå vilka som närvarade vid sammanträdet. Om en ledamot är frånvarande ska en närvarande ersättare träda in och tjänstgöra i dennes ställe.

Nämnderna

Om en ledamot inte deltar vid sammanträdet, tjänstgör en av de närvarande ersättarna i dennes ställe. Vilken ersättare som ska tjänstgöra framgår av den beslutade ersättarordningen.

Ersättarordningen är beslutad av kommunfullmäktige utifrån partiernas anmälan. I första hand tjänstgör ersättare från det egna partiet. Om ersättare från det egna partiet saknas kallas ersättare från det parti som står näst på tur i ersättarordningen in. Det innebär att ett parti som saknar närvande ledamöter och ersättare kan komma att ersättas med en representant från annat parti.

Om en ersättare för ett parti, vars ordinarie ledamot blivit ersatt av ersättare från annat parti, ansluter senare under mötet går denne inte per automatik in som tjänstgör. Ersättare som påbörjat sin tjänstgöring byts endast ut om styrkeförhållandena i nämnden påverkas.

Kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige används ett voteringssystem och närvarande ledamöter och ersättare anger själva sin närvaro via sin personliga dosa vid uppropet. Närvaron registerars i systemet.

Frånvarande ledamot ersätts av närvarande ersättare från det egna partiet enligt beslutad turordning. Saknas ersättare för partiet lämnas platsen tom.

Den som avviker under pågående möte

Om en ledamot avviker under pågående sammanträde går en ersättare in som tjänstgörande. Ledamoten protokollförs som att denne deltog i sammanträdet till och med att pågående sammanträdespunkt avslutas, först därefter träder ersättaren in som tjänstgörande.

Ett ärende är en fråga som beslutas av ett politiskt organ eller någon annan myndighet. Nämndens sammanträden består av beslut i ett antal ärenden som var och en har sin punkt på föredragningslistan. Vardera ärende får en egen beslutsparagraf i protokollet.

Handlingarna i ett ärende består i regel av en tjänsteskrivelse från förvaltningen där det framgår ett förslag till beslut samt en sammanfattning och i vissa fall en utförligare bakgrund till ärendet. Ytterligare handlingar kan finnas med i ärendet, beroende på vilket underlag som de förtroendevalda behöver för att fatta beslut i ärendet.

En ledamots initiativrätt regleras i kommunallagen. Regeln innebär att varje ledamot, enskilt eller samman med andra ledamöter, i en nämnd får väcka ärenden i nämnden.

Med nämnd avses nämnder och kommunstyrelse.

Nämndinitiativ får inte ta upp ämnen av olika slag. Nämndinitiativet ska begränsas till nämndens verksamhetsområde och frågor som självständigt kan avgöras av nämnden. Initiativet ska inte beröra, eller vara avhängigt beslut i, andra nämnder. Förslag som berör flera nämnder ska lämnas som motioner i kommunfullmäktige.

Nämndinitiativet får inte föreslå beslut som får direkt budgetpåverkande effekt eller omfatta ärenden som innebär myndighetsutövning (likt regler för motion och interpellation).

Nämndinitiativ ska inte blandas ihop med möjligheten att ställa frågor. Har ledamöter eller ersättare i nämnderna frågor kan de ställas till respektive förvaltning.

Ett nämndinitiativ ska röra nämndens ansvarsområde och:

• ska begränsas till frågor som självständigt kan avgöras av nämnden
• ska inte beröra eller vara avhängigt beslut i andra nämnder
• får inte omfatta ärenden som innebär myndighetsutövning (jmfr regler för motion och interpellation)

En ledamots rätt att ställa frågor regleras i kommunallagen. Där anges att du som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan ställa frågor.

En fråga ska ha ett bestämt innehåll, gälla enkla sakförhållanden så att svar kan lämnas snabbt, vara försedd med en kort inledande förklaring och rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan handlar om.

• Frågan ska lämnas in senast kl. 09:00 dagen för sammanträdet
• Frågan besvaras på sammanträdet till vilken den är inlämnad
• Frågan debatteras endast av den som ställt frågan och den som besvarar den

Regler för frågor framgår av kommunallagen samt fullmäktiges arbetsordning.

Av kommunallagen framgår att du som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan väcka en interpellation.

Interpellationen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Den ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör, ha ett bestämt innehåll och vara försedd med en motivering.

Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för. En interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild kan inte ställas.

• Interpellationen ska lämnas in senast kl. 12:00 närmaste vardagen innan sammanträdet (vanligen fredag)
• Interpellationen anmäls till det sammanträde till vilken den är inlämnad och fullmäktige fattar besluta om den får lämnas eller ej.
• Interpellationen sätts upp på dagordningen till nästa sammanträde då den besvaras.
• Skriftligt svar på interpellationen skickas ut inför sammanträdet.
• Interpellationen debatteras av den som ställt frågan och den som besvarar den, men även övriga kan delta i debatten

Regler för interpellationer framgår av kommunallagen samt fullmäktiges arbetsordning.

Av kommunallagen framgår att du som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan väcka en motion. Motionen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Motionen ska innehålla förslag till beslut och motivering till förslaget. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.

• Motion ska lämnas in senast kl. 12:00 närmaste vardagen innan sammanträdet (vanligen fredag)
• Motionen anmäls till det sammanträde till vilken den är inlämnad och fullmäktige fattar besluta om den får lämnas eller ej.
• Motionen besvaras först efter att motionen beretts (KS och/eller nämnd)
• 
  
• Motionen bör besvaras inom ett år från det att den mottagits

Regler för motioner framgår av kommunallagen samt fullmäktiges arbetsordning.

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under ett sammanträde.

Det är viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet när du yttrar dig. Om du frångår ämnet kan ordförande som ett första steg påtala detta och om talaren fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från ledamoten.

Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Ordföranden noterar dig på talarlistan och fördelar ordet.

I kommunfullmäktige används ett voteringssystem och ledamöterna begär då själva ordet genom att trycka på sin dosa. De anmäls då per automatik till talarlistan i ärendet.

Skriftliga yttranden som protokollsförs skickas till sekreteraren innan sammanträdet, så att de kan skickas ut i Styrelsemöte innan mötet. Skriftliga yttranden ska som senast lämnas in till sekreteraren vid den tidpunkt då protokollet ska justeras. I de fall skrifltiga yttranden ska tillkomma efter sammanträdet behöver detta klargöras under sammanträdet.

Normalt deltar en ledamot i alla beslut. Det är tillåtet för ledamoten att anmäla, innan beslutat är fattat, att denne inte vill delta i beslutet. Detta antecknas då till protokollet i forma av en röstförklaring.

Som ledamot är du dock skyldig att delta i beslut om det rör sig om myndighetsutövning mot enskild.

Om du inte deltar i ett beslut noteras det under rubriken "Röstförklaring" i protokollet. Du kan lämna in en skriftlig röstförklaring om du vill motivera eller förklara varför du inte deltar i beslutet. En skriftlig röstförklaring ska senast lämnas in vid den tidpunkt då protokollet justeras.

Du kan endast reservera dig mot beslut som du deltagit i. Detta betyder att du inte kan reservera dig mot ett beslut om du som ledamot valt att inte delta i.

Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att lämna egna förslag till beslut under sammanträdet.

Alla förslag till beslut som lämnats under sammanträdet ska hanteras och beslutsgången i ärenden skiljer sig åt beroende på vilka förslag till beslut som finns att behandla vid beslutsfattandet.

Man brukar skilja mellan formella förslag och materiella förslag. Formella förslag ska alltid hanteras först, därefter hanteras de materiella förslagen.

Du kan som ledamot reservera dig mot ett beslut om du vill notera din ställning till beslutet. Om du vill reservera dig mot ett beslut måste du informera ordföranden innan sammanträdet är slut. Det går enbart att reservera sig mot beslut som man själv deltagit i. Om du till exempel är ersättare och inte tjänstgör så kan du inte reservera dig mot beslutet.

Muntliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet. Skriftliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en skriftlig reservation senast vid protokollets justering. Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in reservationen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

Jäv uppstår bland annat om du eller en anhörig är intressent i ett ärende. Känner du till någon omständighet som kan antas göra dig jävig i ett ärende ska du självmant meddela detta vid sammanträdet.

Är du tveksam om det är ett jäv bör du ta upp frågan till diskussion. Om du deltar i ett ärendes handläggning fast du är jävig kan beslutet komma att upphävas vid ett överklagande.

Under debatten kan ledamöterna lämna egna förslag till beslut.

När debatten i ett ärende är slut kan inga fler förslag till beslut lämnas och det är dags för själva beslutsfattandet. Ordförande sammanfattar alla förslag till beslut som presenterats under debatten. Finns flera förslag till beslut att ta ställning till presenterar ordförande en beslutsgång, dvs hur besluten ska ställas för att komma fram till ett slutligt beslut.

Beslut fattas normalt med så kallat ”acklamationsbeslut”. Det innebär att ordföranden lägger fram de olika förslag som har lagts under debatten i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s förslag, yy:s förslag och så vidare. Ledamot eller tjänstgörande ersättare ropar ”ja” för det förslag som denne stödjer. När alla förslag har presenterats talar ordföranden om vilket av dessa som har blivit nämndens beslut.

Om en eller flera ledamöter inte instämmer i vilket förslag som nämnden beslutat enligt under acklamationen kan de begära omröstning.

Omröstning i nämnderna sker genom att sekreteraren ropar upp ledamöterna en efter en varpå dessa får avlägga sin röst. Sekreteraren räknar samman resultatet av omröstningen och resultat presenteras och fastslås.

I kommunfullmäktige sker istället omröstning via voteringssystemet. Det innebär att ledamöterna röstar genom sin personliga dosa. Ordförande presenterar efter avslutad omröstningen resultatet vilket fastslås.

Protokoll förs alltid vid kommunfullmäktiges och nämndernas sammanträden. Protokollen är beslutsprotokoll, vilket innebär att de redovisar vilka beslut som fattas och hur dessa fattats.

Det är ordföranden som ansvarar för att protokoll förs och att detta görs på ett korrekt sätt.

Protokollet ska justeras, det vill säga godkännas och signeras, och vid sammanträdet utses en eller två justeringspersoner. Vanligtvis justerar ordförande tillsammans med 2:e vice ordföranden protokollet. Justering ska ske inom en vecka efter att sammanträdet ägt rum.

Protokollet anslås på stadens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. dagen efter att det har justerats och anslaget sitter uppe i tre veckor och en dag från det att det anslagits. Från det att protokollet har anslagits går det att överklaga de fattade besluten i tre veckor.

Det justerade protokollet skickas ut till nämnden via läsplattorna och publiceras även på stadens hemsida för samtiliga att ta del av. Paragrafer innehållande känsliga uppgifter eller sekretess publiceras dock inte på hemsidan.