Hjälplänkar

• Kontakt & jour
• Solnakarta
• Anpassa webbplatsen
• Webbplatskarta
• Translate
• In English
• Suomeksi

Målgruppsingångar

• Företagare
• Press
• Turist

Bygglovsarkivet blir digitalt

Just nu pågår digitalisering av arkivet. Det innebär tidvis begränsad tillgång till ritningar m.m., men på sikt ska det ge bättre och snabbare service för alla som behöver information om Solnas byggnader.

Stadsbyggnadsnämndens arkiv innehåller ritningar och andra handlingar som gäller de flesta byggnaderna i Solna.

De handlingar du kan hitta här är bland annat

• Ansökningar och beslut om bygglov och bygganmälningar
• Arkitektritningar som visar husens utformning, dvs. planer, fasader och sektioner
• Konstruktionsritningar, statiska beräkningar, rör- och ventilationsritningar

Det digitala arkivet

Handlingar från de senaste 100 åren finns än så länge i akter som hänger i ett stort arkivrum på 15 tr i Solna stadshus. Det omfattar ca 10 000 ärenden, varav många stora ärenden kan innehålla hundratals handlingar vardera. Ritningar och andra dokument förvaras i hängmappar som tas fram när de efterfrågas av fastighetsägare, bostadsrättshavare, konsulter, mäklare och andra. Systemet har med tiden blivit alltmer tungrott och svårarbetat.

Nu genomomför vi därför ett projekt som innebär att alla pappershandlingar (och andra material) mikrofilmas och skannas. Mikrofilmen utgör i fortsättningen långtidsarkiv och förvaras på annan ort. För den dagliga tillgången till arkivhandlingarna gäller det digitala arkivet, som man kommer åt via speciell programvara.

Fördelarna med det digitala arkivet är flera

• Handlingarna kan snabbt och bekvämt sökas fram i en databas, som finns tillgänglig dygnet runt.
• Handlingarna kan snabbt och enkelt skickas eller hämtas digitalt, eller skrivas ut om man vill ha dem på papper.
• Arbetsmiljön förbättras för vår personal, som slipper det ofta tunga och dammiga arbetet med det gamla arkivet.
• Vi frigör arkivutrymme i stadshuset som kan användas till att förvara material som fortfarande sparas i pappersform m.m.
• Så småningom räknar vi med att kunna erbjuda våra kunder en sökväg här på solna.se där de själva kan hämta ritningar och andra dokument.

Problem under genomförandet

Under en övergångstid, dvs medan mikrofilmning och skanning av det befintliga arkivet genomförs, kan vissa problem uppstå som gör att det kan ta lite längre tid än vanligt att få fram handlingar från arkivet.

De fysiska handlingarna packas ned i lådor som skickas till Arkiva i Västerås. Där mikrofilmas materialet, och filmen skannas. Skanningsfilerna läggs sedan i en databas, där de finns tillgängliga för sökning, granskning och utskrift. Under en kortare period (några veckor) finns handlingarna alltså inte vare sig i det gamla eller nya arkivet. I brådskande fall kan vi ordna fram kopior även under denna mellantid, men bäst är ändå att räkna med en viss fördröjning om du söker handlingar som råkar befinna sig mitt i processen.

Vi betar av arkivet i bokstavsordning och räknar med att arbetet ska vara avslutat våren 2012. Alla tillkommande ärenden kommer därefter att genomgå samma hantering. Handlingar från de senaste och kommande åren finns även registrerade digitalt i vårt ärendehanteringssystem LEX.